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Coordonnatrice / Coordonnateur administratif et logistique à la Formation continue

  • Toulouse, 31400

  • CDD

  • 01/07/2026- 30/06/2029

  • 2380€- 2600€

Description

L’ENAC, École Nationale de l’Aviation Civile, est la plus importante des Grandes Écoles ou universités aéronautiques en Europe. Elle forme à un spectre large de métiers : des ingénieurs ou des professionnels de haut niveau capables de concevoir et faire évoluer les systèmes aéronautiques et plus largement ceux du transport aérien ainsi que des pilotes de ligne, des contrôleurs aériens ou encore des techniciens aéronautiques.

Ses laboratoires de recherche sont à la pointe de l’innovation et travaillent activement en coopération avec des universités internationales de haut niveau pour un transport aérien toujours plus sûr, efficace et durable.

L’ENAC est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel – grand établissement (EPSCP-GE), sous tutelle de la DGAC (Direction Générale de l’Aviation Civile), Direction du Ministère de la Transition Écologique et Solidaire. L’ENAC comprend une direction générale localisée à Toulouse et 8 sites en France.

Pour soutenir sa dynamique en faveur de la promotion de la diversité, l’ENAC facilite l’accueil et l’intégration des travailleurs en situation de handicap.

Missions

Le poste se décline sur deux missions principales et une mission secondaire.

La première mission consiste à organiser et assurer la logistique et le support administratif de la formation UTA (Université du transport aérien) dans un contexte Européen:

-  Administratif

  • Support à la structuration des modules, en relation avec le directeur pédagogique

  • Elaboration de l’emploi du temps

  • Organisation des interventions en présentiel ou à distance

  • Préparation des supports en coordination avec les intervenants

  • Préparation des supports programme, syllabus, flyers, fiches, matériels de communication.

-  Logistique

o   Organisation des modules 

  • Sélectionner les hôtels, Réservation de salles,

  • Transports locaux pour stagiaires et intervenants

  • Evènements, remise diplôme, diners

o   Support aux intervenants

  • Contractualisation, vacation ou invitation au travers du logiciel dédié de l’ENAC

  • Ordres de mission pour prise en charge des frais (frais de vie et transport)

  • Organisation de l’assistance pédagogique (appariteur, mise en ligne, logiciel de cours ENAC, teams,)

o   Suivi stagiaire

  • Suivi des recrutements, inscriptions, facturation, …

  • Organisation et communication pour la participation sur chaque module (information, hébergements, transports).

La présence lors des 6 modules est attendues avec en complément des missions de préparation pour les nouveaux modules.

 

La deuxième mission consiste à gérer la logistique et le suivi administratif de la convention annuelle de l’ENAC avec la Mission de Coopération internationale de la DGAC (DTA/MCI):

  • Préparation de la convention annuelle avec DTA/MCI, édition des bons de commande et du suivi de gestion

  • Organisation des interventions en présentiel ou à distance pour les formations sur mesure

  • Organisation, réservation hébergement, transport local et restauration des stagiaires,

  • Assistance à l’accomplissement des formalités administratives des intervenants ou des clients.

  • Accueil des délégations à leur arrivée à l’aéroport de Toulouse et accompagnement pour leur départ de cet aéroport

  • Accueil et assistance pour l’installation dans le lieu d’hébergement

  • Accompagnement entre le lieu d’hébergement et le lieu de formation

  • Accompagnement de déplacements pédagogiques (hors transport).

Vous assurerez la logistique lors des fins de semaines le samedi et/ou le dimanche et jours fériés.

 

En complément, vous participez à l’organisation d’autres stages de formation continue, de study trips et assurez le remplacement exceptionnel des gestionnaires de formation lors des congés.

 

Profil

 

-        Connaissance de l’écosystème du transport aérien

-        Maitrise des processus administratifs d’un établissement public

-        Utilisation des outils bureautiques avancés (suite Office, teams, etc )

-        Capacité rédactionnelle en français et en Anglais

-        Une connaissance des processus administratifs de l’ENAC et de ses logiciels de gestion (ENIX NAUTILUS et DENDREO notamment) serait un plus,

 

Savoir être

-        Sens de l’organisation

-        Sens du relationnel et de l’écoute

-        Agile et Polyvalent